Messen sind eine großartige Möglichkeit um viele verschiedene Kunden und Geschäftskontakte auf einmal zu treffen. Falls also die Entscheidung gefallen ist, dass bei der nächsten Messe unbedingt ein eigener Messestand mit dabei sein soll, dann gilt es die Vorbereitungen zu starten, damit alles seinen Gang gehen kann. In diesem Artikel wollen wir euch die wichtigsten Punkte bei der Vorbereitung näher bringen, damit bei eurem Stand auch alles vorbereitet ist.
Schritt 1: Messe auswählen und Stand anmelden
Das sollte offensichtlich sein, aber zu allererst geht es darum die geeignete Messe auszuwählen und dort den eigenen Stand anzumelden. Das ist teilweise recht viel Orga und lange im Voraus zu planen, daher macht euch hier vorzeitig mit allem vertraut.
Schritt 2: Ziele für den Stand definieren
Geht es um Neukunden-Akquise? Soll das eigene Unternehmen in aller Munde sein? Das genaue Ziel der Messe nimmt einen großen Einfluss auf die weitere Vorbereitung, denn die Maßnahmen sollten alle auf dieses vorher definierte Ziel einzahlen. Nur so kann aus dem eigenen Stand auch ein Erfolg werden.
Schritt 3: Die Crew zusammenstellen
Im nächsten Schritt gilt es die passenden Teammitglieder zusammenzustellen. Wer fährt mit zur Messe? Wer übernimmt welche Aufgabe am Stand und wie sieht der Zeitplan genau aus? Im Vorfeld gilt es diese Fragen zu klären, damit vor Ort nicht das Chaos ausbricht. Stellt also das Team zusammen, einen Zeitplan auf und lasst euch auch noch ein wenig Luft, um selbst mal auf der Messe zu anderen Ständen zu gehen.
Schritt 4: Die passenden Materialien planen
Welche Materialien sollen an die potenziellen Kunden ausgegeben werden? Muss ggf. noch etwas erstellt werden? Sollen trendige und aktuelle Werbegeschenke verteilt werden? All diese Fragen sollten auch mit einigem Vorlauf beantwortet werden, damit ggf. noch reagiert werden kann.
Schritt 5: Messeauftritt kommunizieren und Geschäftspartnern/Kunden Bescheid geben
Wenn der Großteil der Planung steht, gilt es möglichst viele Kunden und Geschäftspartner darüber zu informieren. Nutzt dazu alle Kommunikationswege, die euch einfallen, aber gebt den wichtigsten Kunden bzw. Geschäftspartnern auf jeden Fall persönlich Bescheid. Das wird geschätzt und kommt auch heutzutage noch gut an.
Schritt 6: Organisatorisches abklären
Als letzten Schritt stehen dann noch übergeordnete Orgafragen auf dem Programm. Wurde schon ein Hotel gebucht? Wie sieht der Transport der Materialien und Kollegen aus? Außerdem gerne vergessen: Wie sieht es eigentlich mit der Versicherung vor Ort aus? Diese Fragen sollten unbedingt geklärt werden, bevor es dann zur Messe gehen kann.
